Zakładanie działalności gospodarczej w Niemczech – przewodnik

26.03.2019 | Sandra Hawrylczuk

Rozpoczęcie działalności gospodarczej w Niemczech wiąże się z koniecznością rejestracji w wielu instytucjach oraz z obowiązkiem załatwienia rozmaitych formalności. Aby nie narazić się na późniejsze nieprzyjemności z urzędami lub kontrahentami, warto zadbać o terminowe dochowanie tych obowiązków. Zapraszam do zapoznania się z najważniejszymi krokami, przypisanymi do poszczególnych form prawnych działalności gospodarczej. Na końcu, w osobnej kategorii, wyszczególnione zostały najważniejsze dodatkowe obowiązki lub zalecenia, dotyczące branży budowlanej oraz pokrewnych jej branż.

Checklist dla drobnych przedsiębiorców i spółek cywilnych

(Kleinunternehmer und GbR):

zgłoszenie w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt) – nie dotyczy tzw. wolnych zawodów (jak np. architektów, inżynierów doradczych, lekarzy, stomatologów, aptekarzy, radców podatkowych, rewidentów, notariuszy, adwokatów)
dla niektórych typów działalności: wniosek w urzędzie ds. działalności gospodarczej o pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej (Gewerbeerlaubnis)
zgłoszenie w urzędzie skarbowym (Finanzamt) w celu rejestracji podatkowej; wyboru skorzystania z regulacji o zwolnieniu z podatku obrotowego (Kleinunternehmerregelung) lub wybór sposobu odprowadzania podatku obrotowego – od faktycznych wpływów lub od należności
zgłoszenie w centralnym urzędzie podatkowym (Bundeszentralamt für Steuern) w celu uzyskania unijnego numeru NIP (opcjonalne)
zgłoszenie w izbie przemysłowo-handlowej (Industrie- und Handelskammer)
rejestracja we właściwej izbie zawodowej – dotyczy zawodów rzemieślniczych (Handwerkskammer) oraz wolnych zwodów
zgłoszenie w zrzeszeniu zawodowym, zapewniającym ubezpieczenie od odpowiedzialności pracodawców (Berufsgenossenschaft)
wniosek w urzędzie pracy (Bundesagentur für Arbeit) o przedzielenie numeru zakładowego (Betriebsnummer)
zgłoszenie pracowników w kasie chorych (Krankenkasse) do ubezpieczenia socjalnego
zawarcie obowiązkowego ubezpieczenia od zawodowej odpowiedzialności cywilnej (Haftpflichtversicherung)
zawarcie innych – dobrowolnych – ubezpieczeń, np. ubezpieczenia biura lub magazynu (Geschäftsinhaltsversicherung), ubezpieczenia od ochrony prawnej (Rechtsschutzversicherung)
założenie firmowego konta bankowego (zalecane)
prowadzenie lub zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych (Einnahmen- und Überschussrechnung).

Checklist dla przedsiębiorców i spółek prawa handlowego, w szczególności spółek jawnych, komandytowych, z o.o., akcyjnych lub mieszanych

(eingetragener Kaufmann, OHG, KG, GmbH, AG, GmbH & Co KG):

sporządzenie i zawarcie umowy spółki w wymaganej prawem formie
zgłoszenie do krajowego rejestru sądowego (Handelsregister)
wpłata kapitału zakładowego (dotyczy spółek kapitałowych i komandytowych)
zgłoszenie w urzędzie ds. działalności gospodarczej (Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt) – nie dotyczy tzw. wolnych zawodów (jak np. architektów, inżynierów doradczych, lekarzy, stomatologów, aptekarzy, radców podatkowych, rewidentów, notariuszy, adwokatów)
dla niektórych typów działalności: wniosek w urzędzie ds. działalności gospodarczej o pozwolenie na prowadzenie działalności gospodarczej (Gewerbeerlaubnis)
zgłoszenie w rejestrze służącym przejrzystości (Transparenzregister), jednak tylko w przypadku spełnienia ustawowych przesłanek powstania tego obowiązku
zgłoszenie w urzędzie skarbowym (Finanzamt) w celu rejestracji podatkowej
zgłoszenie w centralnym urzędzie podatkowym (Bundeszentralamt für Steuern) w celu uzyskania unijnego numeru NIP (opcjonalnie)
zgłoszenie w izbie przemysłowo-handlowej (Industrie- und Handelskammer)
rejestracja we właściwej izbie zawodowej – dotyczy zawodów rzemieślniczych (Handwerkskammer) oraz wolnych zwodów
zgłoszenie w zrzeszeniu zawodowym, zapewniającym ubezpieczenie od odpowiedzialności pracodawców (Berufsgenossenschaft)
wniosek w urzędzie pracy (Bundesagentur für Arbeit) o przedzielenie numeru zakładowego (Betriebsnummer)
zgłoszenie pracowników w kasie chorych (Krankenkasse) do ubezpieczenia socjalnego
zawarcie obowiązkowego ubezpieczenia od zawodowej odpowiedzialności cywilnej (Haftpflichtversicherung)
zawarcie innych – dobrowolnych – ubezpieczeń, np. ubezpieczenia inwentarzu (Geschäftsinhaltsversicherung), ubezpieczenia od ochrony prawnej (Rechtsschutzversicherung)
założenie firmowego konta bankowego (obowiązkowe dla spółek podlegających pod kodeks prawa handlowego)
prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych
zgłoszenie sprawozdań finansowych w (Bundesanzeiger).

Najważniejsze dodatkowe formalności przedsiębiorstw branży budowlanej oraz powiązanych z nią branż:

rejestracja we właściwej izbie rzemieślniczej (Handwerkskammer)
rejestracja przedsiębiorstwa i pracowników we właściwej kasie urlopowej (np. SOKA-Bau, SOKA-Gerüstbau)
zagwarantowanie pracownikom w pisemnych umowach o pracę wymaganych niemieckim prawem warunków, w tym minimalnego wynagrodzenia (Mindestlohn), określonych na podstawie powszechnie wiążących układów zbiorowych w danym sektorze budowlanym i pokrewnych (m.in. Bundesrahmentrifvertrag für das Baugewerbe)
kontrola prawidłowości umów o pracę pracowników swoich podwykonawców, w szczególności korzystających z usług agencji pośrednictwa pracowników – zaniedbania i nieprawidłowości w tym zakresie mogą prowadzić do solidarnej odpowiedzialności za wynagrodzenia pracowników podwykonawcy oraz dotkliwych sankcji ekonomicznych i karnych
wniosek w urzędzie skarbowym o wydanie zaświadczenia o spełnieniu warunków zwolnienia z potrącenia podatku od usług budowlanych z wynagrodzenia (Freistellungsbescheinigung)
formalności dotyczące fakturowania usług budowlanych z odwrotnym obciążeniem podatkiem VAT (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) – dotyczy podwykonawców realizujących kontrakty B2B
zawarcie fakultatywnego ubezpieczenia realizacji robót budowlanych (Bauleistungsversicherung), zabezpieczającego ryzyka nieobjęte ubezpieczeniem od zawodowej odpowiedzialności cywilnej (Haftpflichtversicherung), tj. np. kradzież materiałów budowlanych z placu budowy, zniszczenia zaistniałe wskutek złej pogody
umowne uregulowanie oraz zabezpieczenie wzajemnych roszczeń oraz każdorazowe udokumentowanie odbioru robót, zalecane w formie pisemnej.

Powyższy przewodnik ma charakter orientacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Serdecznie zachęcam do skorzystania z mojej oferty profesjonalnego doradztwa lub kompleksowej reprezentacji w załatwieniu formalności związanych z zakładaniem działalności gospodarczej w Niemczech.

Rechtsanwältin Sandra Hawrylczuk